1. Fehler vermeiden
2. Richtig erfassen: Autoausfüllen, Ausfüllkästchen
3. Praktisch arbeiten: Als Tabelle formatieren, Überschriften, Seitenwechsel
4. Verschiedene Ansichten: Gliederungen, Ansichten
5. Richtig ausdrucken

Die häufigsten Fehler bei der Erstellung von Listen und Auswertungen sind Leerzeilen oder Leerspalten zur optischen Untergliederung und das Verwenden von mehreren Zeilen pro Eintrag oder Datensatz.

Eine Liste, wie Sie sie rechts sehen, sieht zwar sehr ordentlich aus, ist aber in hohem Maße unpraktisch. Eine neue Maßnahme muss mühsam in den Block der bereits bestehenden Einträge eingepasst werden. Sie können weder sortieren noch filtern und damit auch keine Auswertungen machen, die anders sind als die die Anlage die der Liste es vorgibt.

Alle Fragen bleiben unbeantwortet: Welche Arbeiten sind im November fällig? Wie viel Quadratmeter Wände müssen ingesamt gestrichen werden? Wie viel Teppichboden ist im Oktober zu erneuern?

Listen, die sich nicht auswerten lassen, sind verlorene Liebesmüh' - die Arbeit,
die Sie hineingesteckt haben, kommt nicht wieder heraus! Ein Datengrab.

So vermeiden Sie tote Listen:

• immer nur eine Zeile pro Datensatz verwenden
• alle Informationen müssen aus der Zeile hervorgehen
• keine Leerzeilen oder -spalten zur optischen Unterteilung verweden
• standardisierte Angaben benutzen
• möglichste viele Unterteilungen in Spalten

Diese Liste rechts lässt sich sehr viel besser pflegen, weil Sie eine neue Maßnahme nur unten anhängen müssen und dann nach Bedarf sortieren. Sortieren können Sie nach jeder Spalte: nach Gebäudenummer, nach Vorgang, nach Monat.

Sie können einen AutoFilter einrichten und nur bestimmte Gebäude oder bestimmte Tätigkeiten anzeigen lassen. Sie können Quadratmeter zusammenzählen und und und...

Vielleicht wenden Sie jetzt ein, dass diese Liste nicht "schön" ist. Das muss sie auch nicht sein, sie muss praktisch im Alltag sein. "Schön" kann sie mit wenigen Handgriffen vor dem Präsentieren oder Drucken werden. Aber "schön" ist immer unpraktisch und unpraktisch heißt immer viel Arbeit und viel Arbeit ist wieder unschön. Also auf zu praktischen Listen, die ihre Schönheit von der Arbeitserleichterung bekommen.

Die Tabelle mit den Übungen können Sie hier herunterladen.

1 | 2 | 3 | 4 | 5

08.05.2008